Proactive versus ReactiveProaktiv kontra ReaktivKupangilia mambo ya baadae vs kutokuwa na mipango ya mamboya baadae

Bild1

Proactive vs Reactive

Today’s topic of discussion has become increasingly common in my social circle; controlling time, being controlled by it and how it becomes a proactive or reactive thing. What I have noticed is that poor planning, shaky preparation and inept structure is guided by what’s going on around you in terms of time, information, and people. You end up in the backwater constantly because poor planning results to poor time management.

If you have a task to be completed by a certain date, then you slide it up to the day before your deadline, you will not have sufficient time to work on it and deliver quality work. There are elements of a task that need consideration e.g. working with 3rd parties to get information that is detrimental to your assignment. These people have their own schedules and they will definitely put your requests according to the priority of their work. You will be guided by both the task period and by third parties, waiting being the only thing that could work for you, hence the situation becomes reactive.

If you carried out this task early enough, obtaining required information/resources, then you can calmly plan yourself, with an inclusion of what time the third party may need. Having early control of your task gives you the upper hand to create a proactive work environment.

Here are some examples of times when I have been can be proactive instead of reactive from previous posts that I shared with you. :

  • Declarations
  • My trip abroad
  • Customer meetings
  • Sales reports and figures
  • The refrigerator
  • Vehicle inspection

Planning ahead saves your time and financial status, creating a better image for you. Lost time results to lost money and trust.

Manage your time, documents, information and if your position warrants you, the people around you so you are not ruled by these things. Remember that development requires change, hence, you need to pull up your pants and start managing all this vital resources carefully. Start controlling instead of being controlled.

I sat down with a friend sometime back who was controlled by his environment (time, task, third party persons). He talked about the way he would end up in the backwater on some tasks because his resources, especially those that involved other people, ended up being more frustrating than helpful. He intimated how counter-productive he had become.  My words for him, from experience of course, were as I have explained above; becoming more proactive and planning ahead instead of relying on the environment to show results of your work.

Please don’t mistake the above as an excuse not to work under pressure. Working under pressure will always yield fantastic results if you manage your time right. I mean, working under pressure can also be proactive, if you plan appropriately. Develop a proactive mind-set and you will see how your work, professionalism will progress.

It’s all about Attitude and Approach!

The question remains: do you want to be in control or to be controlled?

Let me know in the comment section below, or drop me an email.

Regards,

MicaelBild1

Proaktiv kontra reaktiv

Jag vill nu ta upp ett ämne som för mig blivit allt vanligare när det gäller min umgängeskrets, kanske även Dig och Din, nämligen detta med att styra tiden alternativt bli styrd av tiden. Och inte bara tiden förresten utan generellt styra (proaktiv) kontra bli styrd (reaktiv).

Vad menar jag då med detta?

Jo, vad jag har märkt är att på grund av dålig planering, knackig förberedelse och oduglig struktur så blir Du styrd av allt som händer runt i kring Dig, inte bara tiden, utan även av uppgifter, handlingar och till slut även människor. Du hamnar hela tiden i bakvattnet, Du hinner inte, Du gör det sen, eller kalla det vad Du vill.

Som ett exempel, om Du har en uppgift som ska slutföras ett visst datum, så skjuter Du upp den in till dagen innan eller alldeles för kort tid inpå viket innebär att Du inte hinner slutföra den på det sätt Du önskar. Vissa saker som är knutna till uppgiften innebär att Du kanske ska inhämta information eller annat av tredje part vilket kan innebära att tredje part har sitt eget schema och Du läggs i dennes prioritering. Du blir styrd av både uppgiften tiden och av tredje part och kan bara invänta allt detta och blir på detta sätt REAKTIV.

Hade Du för samma uppgift på ett tidigare stadium inhämtat vad som skulle krävas för uppgiften så kan Du i lugn och ro planera in vad som ska åtgärdas, även vad tredje part behöver i tid och annat och på ett tidigt stadium styra uppgiften, det vill säga vara PROAKTIV. Du har tid för vissa handläggningstider, Du kan planera för vad som kan hända och Du har total kontroll.

Att vara proaktiv handlar om att planera och förbereda, ett kärt ämne jag tagit upp i ett tidigare inlägg, och att på så sätt slippa hamna i tidsnöd eller annan nödsituation, reaktivt tillstånd och läge.

Jag kan ge några exempel på tillfällen när Du kan vara proaktiv istället för reaktiv:

  • Deklarationer
  • Resan utomlands
  • Kundmöten
  • Försäljningssiffror
  • Kylskåpet
  • Bilbesiktningen

Bara för att nämna några tillfällen där Du i Din egen värld tror Dig ordna allt senare. Men senare blir till ännu senare och till slut kan det bli för sent, eller i alla fall kommer det att kosta mer än vad det skulle ha gjort, både ekonomiskt som tidsmässigt, men framförallt även personligt med allt vad det innebär.

Styr Din tid, Dina handlingar, Dina uppgifter och kanske mest de personer Du har runt om Dig och de personer Du interagerar med, så slipper Du bli styrd av den och dem. För detta krävs det att Du börjar planera, och om det är arbetsamt för Dig så gäller devisen att utveckling kräver förändring, det vill säga om Du nu vill styra tiden men gör som Du alltid har gjort kommer tiden styra Dig.

Jag sitter just nu med en vän som idag blev styrd av sin omgivning gällande tid, uppgift och person. Detta innebar för honom att han i sin tur hamnade i bakvattnet gällande andra uppgifter där jag är inblandad, vilket för mig som arbetar för att vara proaktiv är synnerligen frustrerande. Med det sagt blir det att aktioner blir till reaktioner, Du blir reaktiv och kontraproduktiv, vilket påverkar Dig, Din omgivning och dem Du har att göra med.

Missförstå inte det ovan skrivna och jämställ det inte med att jobba under press, vilket många inklusive jag åberopar ibland för ett bättre resultat, för det är en annan sak. Att jobba under press kan också vara proaktivt, det handlar även om planering när det kommer till att jobba under press.

Sen kan det vara svårt för att inte säga omöjligt att vara proaktiv till 100 %, beroende på din omgivning och andra oförutsedda händelser, men att vara proaktiv till 80 % eller till och med 50 % är betydligt bättre än noll. Utveckling kräver förändring, och för att blir och vara proaktiv krävs det av Dig att Du också medvetet går in för det. Attityd och inställning igen!

Frågan kvarstår, vill Du styra eller bli styrd?Bild1

Kupangilia mambo ya baadae vs kutokuwa na mipango ya mamboya baadae

Mada ya leo imejikita katika kutumia muda; kuutawala muda, au kutawaliwa na muda na jinsi gani unatakiwa kupangilia mambo yako kuliko kusubiri mazingira yakufanikishie jambo lako. Kilenilichokigundua ni kwamba mipango mibovu, maandalizi mabovu na na miundo mbinu ya kusuasua inaweza kuonesha kiasi gani cha muda ulionao, taarifa na watu. Utaishia kuanguka tu kwa kuwa mipango mibovu matokeo ni kutoweza kupangilia muda wako.

Kama una kaziambayo unatakiwa kuimaliza siku Fulani nimuhimu kuimaliza kazi hiyo kabla ya siku hiyo, kama ukifanikiwa kumaliza kabla ya wakati utakuwa na muda wa kutosha na utaweza kuifanya kwa uhakika na kazi safi. Kuna vitu katika kazi ambavyo vinahitaji uzingatiaji. Kwa mfano kufanya kazi ya kupata taarifa kutoka kwa mtu watatu. Hawa watu wana ratiba zao na watatekeleza ombi lako kutokana na nafasi zao. Utakuwa unabanwa na vitu viwili kazi yenyewena hao watu unaotaka kufanyanao kazi, kusubiri tu ndio litakuwa jibu sahihi kwako, kwa kuwa hali imepingana nawe.

Kama ungeichukua kazi hiimapema na kuifanyia kazi kutafuta vyanzo na hawa watu unaotaka kufanya nao kazi wangekuwa na muda wa kutosha kujipanga na kujua muda wa kufanya kazi nawe. Kupanga mapema kaziyako inakupa wewe nafasi ya kujua ratiba yako yote na mazingira ya kazi yako.

Hapa ni mifano ya nyakati nilipokuwa ninapanga mambo yangu kwa kuufuata mudabadala ya kusubiri yatokee. :

  • Maelezo yaliyoandikwa kuhusu mipango ya baadae
  • Safari zangu nje ya nchi
  • Mikutano na wateja
  • Taarifa za mauzo
  • Jokofu
  • Ukaguzi wa gari

Kupangilia mambo inakuwezesha kuyafanya kwa uhakika na kupunguza gharama, inakupa mwonekano sahihi. Kupoteza muda inakupupotezea pesa na imani kwa watu.

Zingatia muda wako, nyaraka, taarifa na kama wazifa wako unakuruhusu, kumbuka kwamba maendeleo yanahitajimabadiliko, hivyo basi, tia nia na anza kusimamia vyanzokwa makini.

Ninakaa na rafiki ambaye zamani wakati mwingine alitawaliwa na mazingira yake(muda, majukumu, watuwa kufanya naye kazi). Aliongea namna ambavyo ataishia pabaya kwa sababu vyanzo vyake hasa vinavyowahusu watu wengine, vinaonekana kumpa msongo wa mawazo badala ya kumsaidia. Maneno yangu kwake kutokana na uzoefu yalikuwa kama nilivyoelezea hapojuu; pangilia mambo yako kuliko kusubiria mazingira yakufanikishie mambo yako.

Tafadhali usichukulie hayo hapo juu kama utetezi wa kutokufanya kazi kwa bidii. Kufanya kazikwa bidii kutakupa matokeo mazuri ya kile unachokifanya kama ukitumia muda wako vizuri. Kuwe na mitazamo ya mbele utaona namna unavyofanya kazi kitaaluma na mafanikio ya kitaalamu yatapatikana.

Ni juu ya mitazamoa na utekelezaji!

Swali; unataka kutawala au kutawaliwa?

Niljulishe katika kuchangia mawazo, yako au nitumie barua pepe.

Wako,

Micael


Speak Your Mind

Din e-postadress kommer inte publiceras.

XHTML: You can use these tags: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>