Explaining – Demonstrating – Applying – ConsolidatingUpplysa – Visa – Använda – BefästaMaelezo – Uthibitisho – Kuweka – Ujumuishaji

E D A C

S1000018

In the previous post, I talked about raising Explaining, Demonstrating, Applying and Consolidating. I want to go a little further into this today.

As a manager and leader, it is important for messages to get through to the company/juniors and implemented. To ensure that happens, the following has to happen;

Explaining – To enlighten and inform your employees on the task ahead. What to do, and when to do it. Take a simple example answering the phone. You should talk about how and why your employees need to implement a successful call. You explain the steps in different ways, maybe even by presenting it on a Power Point or a white board.
Demonstrating – For your employees to get a better basis and understanding giving them room to make it all better, you simply show how it’s done. Your employees see and hear how to make a successful sales call. You demonstrate, by making a fake phone call, or a real one, but they can then see how it is done.
Applying – Here your employees implement their newly acquired knowledge in their daily work by first doing a role play together with someone in the group. Alternatively, you can ask someone else in the company to do this if you yourself are not sure how to do it.The employee takes the manual and answers the call as you want. Listen, you have the option to add and correct any errors or other things that the employee forgets. The exercise does not stop until you are completely satisfied. This is the training part.
Consolidating – After the excise is complete, it’s time for you as a manager to confirm with your employees that whatever they were trained on, is effectively applied and synchronized with day to day activities to make better sales. Now they are ready to meet the real world with the real customers.

Everything sounds so simple, but there are times, when we as managers and leaders consciously or unconsciously fail to carry out simple activities like this to help create a development and change.

Some examples of this:

IMG_0890

• When you explain and inform you do it too fast, too vague and end up without getting any feedback. In many cases, you think that it is enough to explain but fail to take the next steps. You assume that your employees understand without having received a confirmation of this. Make sure you have explained in the best way.
• It is important that you master how to do certain things so you can train your employees. If you can’t, let someone else do it for you. I once had a boss who would show how the questioning technique should work but that she couldn’t combine her theory with the practical experience, which ended up being a fiasco. As a manager you can delegate, and by making it you fulfill two things; You encourage your employees while at the same time enhancing their skill-set.
• Make sure that during the training, your employees are applying by role play what they learnt. It may be that you miss this step just because you think your employees can do it, or just because they say they are applying their skills. But often they do not. Words are never enough ; it must be proven by their deeds.
• Allowing your employees to consolidate without having gone through the three steps above is a common problem. Once they have gone through training with successful results, it is time for you to show them that you rely on them and that they can do it and if not, then it is back to the drawing board.

The idea and the attitude at work must be like that of your children. The old adage goes, “Children do not do as you say, but as you do.” As an educator of a child all the above points is valid and true, which we as parents in one way or another been through. Do you not have children you will get in this way, a free bonus tip.

Another example is from the sports field, it works like, for instance, a football team. The trainer explains the new strategy, he or she demonstrates how it will be done with some assistance, the team then trains to make it work before they go into the real thing, the match, the game. 

It is my hope that the above tips will help in one way or another.

Play hard.

IMG_0001[1]U V A B  

S1000018

I förra avsnittet så talade jag om att Upplysa, Visa, Använda och Befästa. Jag vill gå lite närmare in på detta idag.

Som chef och ledare är det viktigt att Ditt eller företagets budskap når fram och implementeras. För att säkerställa detta gäller följande:

  • Upplysa – Du upplyser och informerar Din medarbetare om uppgiften. Hur man ska göra, vad man ska göra och när man ska göra det. Ta ett enkelt exempel som att svara i telefonen. Du går igenom hur och varför Din medarbetare ska genomföra ett lyckat samtal. Du kan till och med förstärka detta genom en PP presentation eller en genomgång på “whiteboarden”.
  • Visa – För att informationen ska få en bättre grund och för att förståelsen ska bli ännu bättre tar Du helt enkelt och visar hur det ska gå till. Du visar “hands on” samtidigt som Du går igenom manualen. Din medarbetare ser och hör hur Du rent praktiskt genomför samtalet på telefon. Du kan självfallet låta någon annan visa detta om Du är osäker och stå vid sidan om och rätta.
  • Använda – Det är nu Dina medarbetares tur att genom att själv göra vad Du informerat och visat. Det är här rollspel kommer in i bilden. Medarbetaren tar manualen och tar emot samtalet på det sätt som Du vill. Här har Du möjlighet att lägga tillrätta eventuella fel eller andra saker som medarbetaren glömmer bort. Övningen slutar inte förrän Du är helt nöjd. Detta är träningsfasen i gruppen. Gruppen och medarbetarna tränar till Du är nöjd och till de är trygga i övningen och hur det ska gå till.
  • Befästa – Här är det dags för Dig att släppa taget och genom att få det bekräftat att Din medarbetare lyssnat, sett och genomfört övningen kan Du med trygghet veta att det blir rätt. Om det mot all förmodan inte blir rätt, är det tillbaka till övningen och träna än mer. Genom befästningen så säkerställer Du inför Dig själv och företaget att medarbetaren klarar detta. De är klara för match. Ut i verkligheten och befästa vad de lärt sig.

Allt låter ju enkelt, men det finns tillfällen, ganska ofta om jag ska vara ärlig, när vi som chefer och ledare medvetet eller omedvetet fallerar i denna enkla och detta säkra sätt att skapa en utveckling och förändring.

Några exempel på detta:

IMG_0890

  • När Du upplyser och informerar så gör Du det för snabbt, för oklart och utan återkoppling. I många fall så tror Du också att det räcker med att informera utan att ta de nästa stegen. Du tar för givet att Din medarbetare förstår utan att ha fått en bekräftelse på detta.
  • När Du ska visa är det viktigt att Du kan det. Kan Du det inte ska Du låta någon annan göra det. Jag upplevde själv en gång att en chef till mig skulle visa hur frågetekniken skulle gå till utan att hon hade den praktiska erfarenheten, vilket ledde till ett fiasko. Som chef kan Du delegera och genom att göra det uppnår Du både att Du lyfter en annan medarbetare samtidigt som Du själv slipper visa Dig okunnig.
  • Se till att när Du när Du ska tillämpa det genom att låta andra använda detta att de verkligen gör det. Du gör det genom rollspel som ett exempel. Det kan hända att Du hoppar över det bara för att Du tror Dig veta att nu kan medarbetarna det, eller för att de säger att de kan det. Det räcker inte med ord, det ska bevisas genom handling.
  • Att låta Dina medarbetare befästa utan att ha gått igenom de andra stegen är ett vanligt problem. Har de gått igenom träningen med lyckat resultat, visa också att Du förlitar Dig på dem att de klarar det och om inte, så är det tillbaka i träningslokalen.

Tanken och inställningen av Dig ska vara som mot Dina barn. Det gamla talesättet lever, ”Barn gör inte som Du säger utan som Du själv visar.” Som uppfostrare av ett barn gäller alla de ovanstående punkterna, vilket vi föräldrar på ett eller annat sätt varit igenom. Har Du inte barn så får Du på detta sätt ett bonustips.

Ett annat exempel är från sportvärlden, tänk Dig ett lag, vilket som helst, tränaren upplyser om den nya strategin, visar och demonstrerar tillsammans med någon annan, låter laget träna på den nya modellen innan han eller hon är redo att släppa laget inför kommande match, verkligheten.

Det är min förhoppning att detta tips är så konkret det går, och nu är det bara hem och träna. Kör hårt. Du kan, jag vet.

IMG_0001[1]S1000018

M U K U

Katika makala iliyopita, niliongea kuhusu kuongeza Maelezo, mifano, namna ya kutumia na kuimarisha. Ninataka kwenda mbele kidogo leo.  

Kama Meneja, ni muhimu kuhakikisha kwamba taarifa au ujumbe unafika kwa wakati katika kampuni na unafanyiwa kazi. Kuhakikishahili linatokea, yafuatayo lazima yatekelezwe;

•Maelezo- kuwapa taarifa ya majukumu ya mbele. Nini cha kufanya, nalini inatakiwa kufanyika. Chukua mfano kuhusu simu na majibu rahisi na waambie kwanini wafanyakazi wako wanatakiwa kupokea simu na kuongea na wateja.
• Mifano – Kwa kuwapa uwezo wafanyakazi wako kupata msingi imara wape nafasi ya kufanya vizuri, waoneshe namna inavyofanywa. Wafanya kazi wako watasikia na kuona namna simu ya mauzo inavyopigwa.
• Kutumia – Hapawafanya kazi wako wanajaribu kutumia mbinu katikakazi zakila siku. Namna nyingine unaweza kumwuuliza mtu mwingine katika ofisi namna ya kufanya kama huna hakika. Wafanya kazi wanachukua karatasi ya majina nakujaribu kujibu simu kama unavyotaka. Sikiliza, Una nafasi ya kuongeza au kupunguza kitu chochote ambacho unahisi kimesahaulika. Mazoezi hayaishi mpaka uwe umeridhikasna utendaji wao.
• Sisitiza/ imarisha –  Baada ya mazoezi kukamilika unatakiwa kuwasisitiza wafanya kazi wako kwamba kila walichojifunza kainatakiwa kutumika katika kazi za kila siku ili kuweza kufanya vizuri katika mauzo.

Kila kitu kinaonekana rahisi, lakini kuna wakati, ambapo sisi kama mameneja au viongozi kwa kutarajia au kutotarajia tunashindwa kubeba majukumu madogo kama haya ya kusaidia kuleta mabadiliko na maendeleo.

Baadhi ya mifano katika hili:

• Kama umetoa maelezo na mifano na kusema fanya haraka, harafu mtu haelewi namwishowehupati taarifa mrejesho. Katika hali nyingi unafikiri kwamba inatosha kuelezea lakini imeshindikana kuchukua hatua. Unatarajia kwamba wafanyakazi wako wanaelewa bila kupokea msisistizo.
• Ni muhimu sana kujua namna ya kufanya baadhi ya vitu ili uweze kuwaelekeza wafanya kazi wako. Kama huwezi, ngoja mtu anayeweza akufanyie. Nliwahi kuwa na bosi ambaye aliweza kutuonesha mbinu za maswali lakini hakuweza kuunganisha mbinu hizi na nadhalia yake, mwishowe ukawa bila mafanikio. Kama meneja unaweza kugawa majukumu, na kwa kufanya hivi unatimiza mambo mawili; unawatia moyo wafanya kazi wako na wakati huohuo wanaongeza ujuzi wao.
• Hakikishakwamba baada ya mafunzo, wafanya kaza wako wanatumia mbnu walizojifunza. Inawezekana ulikosa hatua hii ukifikiri kwamba wanaweza kufanya, au kwa kuwa wanasema wanatumia mbinu zao wenyewe. Lakini mara nyingi hawafanyi hivyo. Maneno matupu hayatoshi; lazima ithibitishwekwa matendo.
• Kuruhusu wafanya kazi wako kuendelea na kazi bila kufuata hatua tatu ni kosa la kawaida. Baada ya kuwa wamehudhulia mafunzo na mafanikio, ni wakati wako sasa kuwaonesha kwamba uko pamoja nao na wanaweza kufanya ama sivyo tutarudi katika ubao tena.

Mawazo na mitazamo katika kazi ni lazima iwekama ile ya watoto wako. Kadili watoto wanavyokuwa ndivyo wasivyokuwa wasikivu lakini kama unakuwa mwalimu wa watoto wako njia hizo tatu ni lazima uzitumie, je, hauna watoto ambao wamepitia njia hizi? Ushauri wa bure.

NI matumaini yangu kwamba ushauri huo hapo juu utakusaidia kwa njia moja au nyingine.

Kuwa imara.


Speak Your Mind

Din e-postadress kommer inte publiceras.

XHTML: You can use these tags: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>