PPSR – Planning – preparation – structure and rulesPFSR – Planering – förberedelser – struktur och reglerMMMT – Mipango – Maandalizi – Muundo – Taratibu & Taarifa

micael-tanzborn-beemte-31

PPSR

Wondering what PPSR is? Wonder no more.
Today we discuss how to proceed after realizing that you have a dream, made it a goal and are now prepared, ready to do what is necessary to achieve your goal. Making your dreams come true.

Personally, I work under the following “laws”:

Planning
• Preparation
• Structure
• Rules & Reports

  1. Planning.

Whether it is on a sale, gym work out or finally quitting smoking, I know that planning is crucial. The goal has a deadline, so from that date thus begin with a rough plan which you should then break down into detail, in order to make the goal tangible. Be realistic when planning, how many days will you work? When are the public holidays? How many leave days will you have? Begin on a larger scale, say, one year, and then go down to months, weeks, days and hours. The better planning you do and the more accurate you are the easier it becomes. Plan your plan, plan your preparation, plan your structure.

  1. Preparation.

I’ve lived to know three types of preparation, namely; practical, physical and mental preparation. Practical preparation has to do with your task and what is essential to bring your goal to fruition. My father was a pastor and he always sat for a couple of days to prepare for the Sunday sermon so as to get it all in good order. Physical preparation is all about you and how you look in terms of what you wear, how you smell and your demeanour. Mental preparation is about how you see yourself, what is required of you mentally, how to program yourself, what your perception is. The mental preparation for me is that I always go through, say, a lecture, I visualize how the audience react and what I want as an outcome. My father’s word is still ringing in my ears: “If you fail in your preparation, you are preparing a failure.” And how much you might prepare, you can seldom be prepared for the unknown / unprepared to happen.

     3. Structure 

How do you structure the whole thing? It may sound boring but in order to succeed, it is important for you to find a structure of what you are doing and how you do what you do. If we look into the world of sport, all teams have a structure that details how the training looks like in the preseason and how training is conducted during the season. Structure of players, trainers, masseurs, dieticians, etc.. Everyone on the team knows his place and what to do. The structure is the backbone of the team’s success or failure. So it is important for you to find your own structure that works with whatever project you have. Find the structure in your planning, preparation and also in your structure. Structure your structure.

  1. Rules & reports.

This may not sound that exciting and sexy, but with the help of rules and reports, you have instruments which keep you on track/grounded as well as tools to help you in your follow-up. How was the sale? How big was the ’hit rate’ made on customer visits? How many sets did I do today? What was the weight I had on before? What was the outcome of the match? With this you can then correct and modify your structure. When do you go to bed at night? When do you get up? What do you eat or drink? Should I eat garlic the day before I have an important client meeting? You can do the most perfect customer interaction, but the only thing the customer will remember of you is that you stink of garlic or had greasy hands.

Of course you can break down the four points to many more I have raised here, but then again, four steps are easier to keep track of than 14.

When you then have all this in place, it’s time for one thing: ACTION! Get started. Do it 100%, all in, and then the result will come. Your attitude and discipline will determine the result, but I am hoping that the above will help you reach your goal, whatever it might be.micael-tanzborn-beemte-31

PFSR

Vad jag idag ska ta upp är hur Du går vidare efter det att Du funnit Din dröm, gjort den till ett mål och nu är beredd, klar till att göra vad som krävs för att nå den utveckling eller det mål Du vill ha.

Personligen så arbetar jag under följande ”lagar”:

  • Planering
  • Förberedelser
  • Struktur
  • Regler & Rapporter

Här ska jag nu förklara vad jag menar. I senare inlägg kommer jag att ta itu med var och ett av dem för att fördjupa mig ytterligare i dem eftersom de fyller mycket.

Vi utgår att Du redan har ett mål, och om Du nu mot förmodan inte har det så skaffa Dig ett. När så målet är klart, så gäller ovanstående:

  1. Planering. Oavsett om det rör sig om försäljning, träning eller att sluta röka så anser jag att planering är A och O. Målet har ett slutdatum, så utifrån det datumet, så lägger Du Din planering. Det finns en grovplanering som Du sedan bryter ner i mindre och mindre detaljer, för att på så sätt göra målet gripbart. Var realistisk när planeringen läggs, vilka dagar går bort, när är det lov, hur många sjukdagar kommer Du ha? Börja alltså övergripande, exempelvis ett år, för att sedan gå ner på månad, vecka, dag och timme. Desto bättre planering Du lägger och ju noggrannare Du är desto lättare blir det. Planera planen, planera förberedelsen, planera strukturen.
  2. Förberedelse. För mig finns det 3 typer av förberedelse, nämligen praktisk, fysisk och mental föreberedelse. Den praktiska har att göra med vad Din uppgift är, kalla det träning om Du vill, och vad som gäller. Vad Du behöver göra och hur Du ska gör det. Min far var präst, och han satt alltid och förberedde sig dagar innan han hade sin söndagspredikan för att få det hela så bra som möjligt. Den fysiska handlar om Dig själv och hur Du ser ut, vad Du gör för intryck. Vad ska Du ha på Dig, putsa skorna, duscha och raka sig och använda lagom med parfym om tillfället tillåter det. Den mentala handlar om hur Du sätter Dig in i vad som krävs av Dig rent mentalt, hur Du programmerar Dig, vad Du ser kommer att hända. Hur gör Du det? Hur rör Du dig? Vad säger Du? Den mentala förberedelsen för mig är att jag alltid går igenom, säg en föreläsning, och ser hur publiken agerar och reagerar, och framförallt hur jag vill se slutet, nämligen lyckosamt. Min fars ord är fortfarande och levande och jag hör dem klart: ”Misslyckas Du in Dina förberedelser så förbereder Du ett misslyckande.” Oavsett hur mycket Du än förbereder Dig så förbered Dig på det oförutsedda eller oförberedda.
  3. Struktur. Hur strukturerar Du upp det hela? Det kan låta tråkigt men för att nå framgång, för att nå Dina mål är det viktigt att Du finner en struktur. En struktur på vad Du gör, hur Du gör det Du gör och en struktur som ger Dig vad Du vill ha. Tittar vi in i sportens värld, så har alla lag en struktur på hur laget är uppbyggt, hur träningen ser ut på försäsongen och hur träningen bedrivs under själva säsongen. Struktur på tränare, massörer dietister mm. Alla i laget vet sin plats och vad de ska göra. Målvakten ska inte göra mål, det ska kedjan göra. Backarna har som funktion att försvara och stötta målvakten och senare hjälpa försvaret, inget annat. Strukturen är stommen till lagets succé eller förfall. Så det är viktigt att Du finner Din egen struktur som fungerar och som Du går efter. Din egen strukturkarta skulle vi kunna kalla den. Finn strukturen in att planera, i att förbereda sig och även finn strukturen i strukturen.
  4. Regler & rapporter. Detta låter kanske inte så upphetsande och sexigt, men med hjälp av regler och rapporter har Du styrmedel som dels håller Dig på banan och dels verktyg som hjälper Dig i Din uppföljning. Hur gick försäljningen? Hur stor var hitraten på gjorda kundbesök? Hur många set tränade jag idag? Vad för vikt hade jag på? Vad blev det för resultat i matchen? Med detta så kan Du sen korrigera och modifiera Din struktur. När lägger Du Dig om kvällen? När stiger du upp? Vad får Du äta eller dricka? Varför får jag inte boxas på en hockeyplan? Ska jag äta vitlök dagen innan jag har ett viktigt kundmöte. Du kan göra det mest perfekta kundmötet, men det enda kunden kommer ihåg av Dig är att Du stank vitlök och hade flottiga händer. Ett hockeylag har svårt att ta in en brottare och låta den köra efter sina brottningsregler, eftersom konsekvensen av det blir utvisningsbåset. Reglerna håller styr på vad Du får och inte får göra.

Självklart kan man bryta ner de fyra punkterna jag har tagit upp här, men för mig så vill jag hålla det så enkelt som möjligt. Fyra steg är lättare att hålla reda på än 14. För mig personligen, när jag har analyserat vad som gjort att jag gjort mina mål så är det ovanstående som gäller.

När Du sedan har allt detta på plats, så gäller bara en sak, nämligen ACTION, handling, att börja göra något. Vad Du gör, gör det till 100%, då kommer resultatet. Din inställning avgör resultatets utfall, men de fyra punkterna ovan hjälper Dig synnerligen långt i att nå Ditt mål, vad det än är.MMMT

Unajiuliza MMMT ni nini? Usijiulize tena.
Leo tunajadili namna ya kuedelea baada ya kutambua kwamba una ndoto, kuifanya kuwa lengo na kujiandaa, kuwa tayari kufanya lililo muhimu kutimiza lengo lako. Kutimiza ndoto yako.

Binafsi, Ninafanya chini ya ”taratibu” zifuatazo:

  • Mipango
  • Maandalizi
  • Muundo
  • Taratibu & Taarifa

Mipango.

Iwe mauzo, mazoezi, kazi au kuvuta sigara mipango ni muhimu. Lengo lina mwisho, hivyo basi kuanzia siku hiyo anza na mpango ambao utakuja kuwa na taarifa, taarifa ambazo zitalifanikisha lengo. Fikiria vitu halisi unapopanga, utafanyakazi siku ngapi? Siku zipi ni siku za mapumziko? Utapumzika siku ngapi? Anza na kipimo kikubwa, ngoja tuseme, mwaka mmoja, halafu  shuka chini miezi, wiki kadhaa, siku kadhaa, na saa kadhaa. Mpango mzuri na usimamizi mzuri inakuwa rahisi katika kutimiza. Panga mpango wako, panga maandalizi yako na panga muundo wa utekelezaji.

Maandalizi.

Ninajua kuna maandalizi ya aina tatu, maandalizi ya matendo, mwili na akili. Maandalizi ya matendo, ni yale yahusuyo majukumu na kila kinachotakiwa kutimiza ndoto yako. Baba yangu alikuwa mchungaji kila wakati alitumia siku kadhaa kupanga mahubiri yake ili kwamba aweze kuweka kila kitu katika hali nzuri. Maandalizi ya mwili ni kukuhusu wewe, mwonekano wako, kwa mavazi,tabia na mengineyo. Maandalizi ya akili,unajionaje wewe mwenyewe, unajipangaje, matarajio yako ni yapi?  ”Maandalizi yangu kiakili kila wakati ninaenda mbele” alisema mkufunzi, ninawatazama watu watasema nini baadae katika matokeo.

Maandalizi ya muundo.

Umepangiliaje muundo mzima? Inaweza kuonekana kama inachosha lakini ili ufanikiwe, ni muhimu kwako kupata muundo wa kile unachokifanya na namna utakavyokifanya hicho ukifanyacho.

Tukitizama katika ulimwengu wa michezo, timu zote zina muundo, muundo huo unaonesha namna  timu itakavyocheza wakati wa mechi. Muundo wa mchezo, mafunzo n.k.. kila mmoja katika timu anaijua nafasi yake na nini cha kufanya. Muundo ndio uti wa mgongo wa mafanikio au kushindwa kwa timu. Hivyo ni muhimu kwako kutafuta muundo wako wa namna utakavyofanya hiyo kazi yako.

Taratibu & taarifa.

Hii haitaonesha kama kitu kizuri kwako, lakini kwa msaada wa taratibu na sheria, unaweza kubaki katika utaratibu/hali itakayo kufanya uweze kufuatilia mambo yako vizuri. Mauzo yalikuwaje? Wateja wangapi walikuja? Nimefanikisha yapi leo? Nilikuwa na uzito gani kabla? Matokeo gani baada ya mechi? Kutokana na maswali haya unaweza kusahihisha na kuboresha muundo wako. Unaenda kitandani saa ngapi usiku? Unaamka saa ngapi? Unakula au kunywa nini? Je, nile kitunguu swaumu siku moja kabla ya mkutano na mteja muhimu? Unaweza kufanya mkutano vizuri sana na mteja wako, lakini kikubwa ambacho mteja wako atakumbuka ni kwamba mdomo wako ulikuwa unanuka kitunguu swaumu.
Unaweza kuvunja vunja pointi nne nilizoziweka hapo, hatua nne ni rahisi kuweza kufuatilia kuliko 14. Ukiwa na haya yote, sasa ni nafasi ya kitu kimoja: kutekeleza! Anza. Fanya kwa asilimia 100% na matokeo yatakuja. Mitazamo yako inaweza kuelezea matokeo yatakavyokuwa, lakini ninatumaini kwamba hayo hapo juu yatakusaidia kufikia malengo, vyovyote itakavyokuwa.